主題: 你還寫不好職場商務英語郵件?知道這些技巧后其實很容易!

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樓主回復
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  • 發表于:2018/1/11 22:44:00
  1. 樓主
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1.問候greeting

●不知收件人:

To whom it may concern, (敬啟者)

Dear Sir or Madam,

●知性別:

Dear Mr/Mrs/Ms + 姓

●知頭銜/職位:

Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓

注意:在正式的英文郵件中,如果在知道對方職位的前提下,盡量使用“頭銜+姓”的方式開場。要記得greeting后面的標點符號是逗號, 然后空一行之后才正式開始信的內容。

2.目的purpose

●在詳細表述前,告知郵件重點:

I am writing to inquire…

I am writing in reference to…

I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我寫信時要確認/詢問/通知你…

I am delighted to give you the detail about…我很開心能給你提供…的詳情

●回信的開頭可以說:

Thank you for reaching out to us regarding …

Thank you for your email…感謝你的來信…

Thank you for calling me yesterday to discuss…感謝昨天你來電討論…

注意:特別是商務信函我們一般多使用比較書面的語言,例如上面的in reference to(一般說明已經和對方提過的事)以及regarding都是【關于】的意思,但我們應盡量避免用about這樣口語的表達。

3.正文content

●一個段落一個主題,幾個段落一個主旨

Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…

In order to achieve our sales target, we need to…為了完成我們的銷售目標,我們需要…

●對方了解你寫信的目的及背景,接下來就該要求對方行動,例如回信、回電話、表達意見、繳交文件等:

Could you please call me later today?

你能明天給我電話嗎?

●商業信函中應注意使用書面語?用 receive, 不用got;

●不要用縮寫?用 does not, 而不用doesnt;

●多用委婉客氣的語氣?I was wondering if you could provide some more details.

●重要內容加粗,但不要全部大寫?Please review the attached documents thoroughly.

4.結尾Closing



最后一部分通常會表示感謝或解釋下一步是什么。

常用的表達有:

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

Thank you for your time and consideration.

I look forward to hearing from you.

期待你的回信。

I hope this information is helpful.

希望這些信息有用。

Please call me if you have any question.

如果你有任何問題,請給我電話。

(一般這些句子后面用句號即可,沒有必要用感嘆號。其他地方一般情況下也不要用感嘆號)

5.落款signature

●結尾祝福語

以下詞匯在正式場合及非正式場合均可使用

Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely

Regards, Best Regards

Yours, Yours Truly, Truly

Best, Best Wishes

●簽名檔要跟著結尾敬語后面:

Sincerely,

John SmithSales Representative,

Flooring Company

一些常用句



請求幫忙:

At your convenience, would you please send me…最后加上Thank you for your assistance.

●尋求意見:

Our team would appreciate your insights/input on…

●期待回復:

Due to the short timeframe for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

●回答對方問題:

Hope this answers your question. Let me know if further detail/explanation would be helpful.

●致歉:

My sincere apology for this unfortunate situation I will address to my team immediately.Again,please accept my most sincere apology.

●談及……

With reference to our telephone conversation today…

As I mentioned earlier about…

As you requested…

This is in response to your email today.

●告知消息

Please be advised/ informed that…

Please note that…

We would like to inform you that…

●告知壞消息

We are sorry to inform you that…

Im afraid I have some bad news.

●請求

We would be grateful if you could…

I would appreciate it if you could…

Would you please send us…?

●提供幫助

If you wish , we would be happy to…

Please let me know if theres anything I can do to help.

●提醒

Im just writing to remind you of…

May we remind you that…?

注意事項

1.Subject Line 標題

簡潔清楚的總結郵件出題的內容。

例如:

Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市場宣傳類的郵件標題:

- Join us at the MLH Scholars Luncheon!(號召性的標題)- 3 Tools to Simplify Your Marketing (總結式的標題)

2.Simplified Sentences

簡化句子

忌用復雜的長單詞或是技術術語使郵件內容累贅冗長,而是應該盡量簡化郵件里的句子。但這并不代表不能使用復合句(用and, although, or等連詞組合起來的句子),只要保證長句是清楚易懂的就沒有問題。

例如:

原句:In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.

簡化后: Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.

3.Who are readers?

明確讀者

同事、客戶還是老板?

正式還是非正式?

例如:

非正式–Thanks for emailing me on 15th February.

正式–Thank you for your email dated 15th February.

非正式–Sorry, I can’t make it.

正式–I am afraid I will not be able to attend.

非正式–Can you…?

正式–I was wondering if you could….?

4.Capital letters, punctuation,

spelling and basic grammar

細節

尤其是在工作中的郵件,對于細節的注重能夠看出個人本身的修養和工作的專業態度。

Capital letters 首字母大寫:什么時候使用大寫字母?

1. 每一句的第一個單詞的第一個字母

2. 第一人稱“我”

3. 人名或是頭銜

4. 電影、書籍和作品等的名字

5. 月份

6. 星期

7. 季節

8. 節日

9. 國家或大洲

10. 河流、海洋、湖泊等

11. 沙漠、山地等地點名稱

12. 街道、大樓或是公園等

5.Direct or indirect

直接或是不直接

美國普遍的工作郵件風格都是較直接、不是很正式的。但對于英語非母語的我們來說這樣的風格不好把握,稍微弄不好還會讓別人誤會自己是粗魯沒有禮貌。

例如以下兩種直接和非直接的用法。

Direct – I need this in half an hour.

Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?

Direct – There will be a delay

Indirect – I’m afraid there may be a slight delay.

Direct – It’s a bad idea

Indirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

6.Be positive

積極的態度

郵件里的用詞用句都能夠體現個人的態度和性格,要巧妙的選用顯示積極態度的詞語,表現出自己在工作中的Can-do精神。

顯示積極態度的詞:

helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity

顯示負面態度的詞:

busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard

7.Get feedback

請教別人的意見

向身邊寫作能力好、工作經驗足的朋友、同事或是老師求教,請他們幫忙看看你的郵件,從而根據他們的意見改進提高。

另一個方法則是注意觀察和學習其他人寫的好的郵件。例如收到來自同事的、老板的或是教授的郵件,注意學習他們的用詞用句然后記錄下來,收為己用。
  
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